Arkiv

Dokumenter som blir til som ledd i ei virksomheit, det vil seie dokument som vert mottatt eller produsert av ein enkelt arkivskapar og samlest som resultat av denne virksomheita (også kalt enkeltarkiv). Ei Noark-base kan omfatte eit eller fleire arkiv.

Organisatorisk enheit som utfører oppgåver knytta til arkiv, også kalt arkivteneste

Arkivbegrensning

Å halde utenfor eller fjerne frå arkivet dokument som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jfr. Arkivforskriften § 3-18.

Arkivdel

Ein vilkårlig definert del av eit arkiv der alt materiale er inndelt og ordna etter eit og samme ordningsprinsipp som primærnøkkel. Vil ofte vere definert identisk med arkivserie, men behøver ikkje vere det.

Arkivdepot

Institusjon der bevaringsverdig arkivmateriale vert oppbevart permanent. Arkivdepotet avlastar arkivskaparen for lagring av eldre arkivmateriale og legg forholda til rette for betjening av brukarar som er interessert i materialet.

Arkivformat

Åpent dokumentert, standardisert format for elektronisk arkivering (langtidslagring) av dokument, godkjent av Riksarkivare, jf. Dokumentformat og produksjonsformat.

Arkivkode

Ein enkelt ordningsverdi i ein arkivnøkkel. Arkivkode i ein emnebasert arkivnøkkel kallast ofte emnekoder.Arkivkode i ein objektbasert arkivnøkkel vert ofte kalla objektkoder. Ei arkivkode kan vere tall, bokstavar, tegn eller ei blanding av desse.

Arkivleder

Er utpeika til å ha overordna fagleg ansvar for helie kommunen sin arkivteneste.

Arkivnøkkel

Klassifikasjonssystem som omfattar alle dei saksområd som  organet steller med, og gjev ein systematisk fortegnelse over dei verdiane (arkivkoder) som vert nytta ved ordnina av saker i eit arkiv.

Arkivperiode

Tidsperiode for inndeling av arkiv i forbindelse med mellom anna bortsetting.

Arkivsak

Ei sak i arkivet. Sjå sak.

Arkivsaksnummer

Sjå saksnummer

Arkivserie

Del av eit arkiv, inndelt og ordna etter eit og samme prinsipp.

Arkivskaper

Ei organisatorisk enheit eller ein person som danner arkiv som ledd i sin virksomheit. Ein arkivskaper kan vere eit offentleg organ, ei bedrift, ein organisasjon, ein institusjon, ei stifting og liknande eller ein del av ei slik enheit.

Arkivuverdig post

Som arkivuverdig post reknar vi trykksaker, offentlege publikasjonar, rundskriv, utskrifter, kopier frå andre organ og anna mangfoldiggjort materiale som ikkje fører til saksbehandling eller er viktig som dokumentasjon. Informasjonsposten skal holdast adskilt frå arkivet.

Arkivverdig post

Som arkivverdig post reknar vi post som blir gjenstand for saksbehandling (saksdokument etter offentleglova) og anna post som inneheld vesentlig dokumentasjon. Saksposten vert arkivert i hht arkivinstruks.

Avlevering

Overføring av eldre og avslutta arkiv til arkivdepot, jf. Arkivforskriften § 5-1.

Avskriving

Registrering av opplysningar i journalen om når og korleis behandling av eit inngåande dokument er blitt avslutta.

Bortsetting

At arkivmateriale etter ei tid (vanligvis etter eit bestemt antall år, jf. Arkivperiode) vert tatt ut av aktivt arkiv og satt vekk på ein dertil eigna stad.

Bortsettingsarkiv

Materiale som er satt vekk etter dei prinsippa som er beskrevet under bortsetting.

Oppbevaringsstad for bortsettingsarkiv

Dagligarkiv

Arkiv som er i dagleg bruk hjå arkivskapar

Delarkiv

Enkeltarkiv skapt av ein arkivskapar som del av ei større enheit, for eksempel ein eller flere avdelinger i et offentleg organ. Begrepet er nytta i Noark-3 og Koark, men er i Noark 4 erstatta med Arkiv.

Depot

Avslutta arkiv.
Eldre enn 25 år eller arkiv frå arkivskaparar som er lagt ned . For personarkiv eldre enn 10 år.

Dokument

Etter arkivlova §2: Medium som lagrer informasjon for seinare lesing, lytting, framvisning eller overføring. I Noark-4 er eit dokument ein logisk avgrensa informasjonsmengd som kan vere lagra på papir, elektronisk eller på andre medier.

Dokumentformat

Måten tegn, struktur og layout er koda og organisert på i eit elektronisk dokument.

Dokumenttittel

Ein dokumenttittel skal beskrive innholdet i brevet, både på inngående og utgående dokument.

Eksternt dokument

Korrespondanse mellom enheiter som ikkje vert registrert i samme Noark-base.

Enkeltarkiv

Sjå arkiv

E-post

Programvare som gjer det mulig å sende meldingar og/eller dokument i elektronisk form frå ein brukar til ein annen. Betegnelse på sjølve meldinga/dokumentet.

Gradering

Skjerming av opplysningar mot innsyn etter sikkerhetsinstruksen og beskyttelsesinstruksen.

Informasjons post

Arkivuverdig post er informasjonspost

Internt dokument

1. I offentlighetsloven: Dokument som er utarbeidet for et forvaltningsorgans interne saksforberedelse, enten av organet sjølv eller av eit underliggande organ, av særlig rådgjevarar eller sakkyndige eller av eit departement til bruk i eit anna departement.

2. I Noark: Dokument som kommuniserer internt i ei eining eller mellom einingar som registrerar i samme Noark-base; baseinternt dokument.

Journal

System for fortløpande registrering av referanseopplysningar om arkivdokument. Denne registreringa knytter enkeltdokument til saker, gir grunnlag for saksadministrasjon, arbeidsstyring og praktisering av bestemmelsar om partsinnsyn og offentlegheit. Journalen er ein del av arkivstyringa i Noark-4.

Journalenhet

Ei arkivorganisatorisk eining som fører journal.

Kassasjon

Bestemme kva arkivmateriale som skal fjernast frå arkivet, og slettar/makulerar dette.

K-koder

Arkivnøkkel som vert nytta i kommunal sektor.

Konsesjonspliktige/
meldepliktige arkiv

Personregistre/-mapper som kommunen må ha løyve frå/eller har meldeplikt til Datatilsynet for å kunne opprette. Kommunen kan oppbevare desse i ei viss tid, såfremt dei vert avlevert til godkjent depot.

Noark 4

Ein kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystem i offentleg forvaltning. Stiller krav til systema sitt informasjonsinnhald, datastruktur og funksjonalitet.

Noark-3= Norsk Arkivstandard Koark=Kommunal Arkivstandard

Kommunal standard for elektroniske journal og arkivsystem. Erstatta av Noark 4, som er felles for stat/kommune

Objektarkiv.

Ein arkivserie der saksdokumenta har ein annan ordningsmåte enn
K-koder som det primære, med et relativt ensarta innhold. Serien er ordna etter objekt, f.eks.: Gnr/bnr, fødselsnr. osv.

Offentlighetsvurdering

Vurdere om ei sak bør offentliggjerast:

·etter meiroffentlegvurdering (§§ 5 og 6)

·ved sladding av tausheitsbelagde opplysningar (§ 5a)

Overlappingsperiode

Overgangsfase mellom gammal og ny arkivperiode, oftest dei to første åra i kvar ny arkivperiode.

Periodisering

Sette eit kontrollert tidsskille i arkivet med jamne mellomrom. Dette innebærer at alle saker med dokument som har vore registrert innanfor eit fast tidsrom (ei arkivperiode) vert satt vekk samtidig, og utgjer ein eigen enheit i bortsettingsarkivet.

Postliste

En samla oversikt over dei saksdokumenta som er komne inn til eller lagt fram for eit organ, dvs. mottatte saksdokument.

Primærkode

Den primære arkivkoda som ei sak vert klassert etter. Dvs plasseringa av dei fysiske dokumenta.

Produksjonsformat

Format som eit elektronisk dokument er produsert i. Produksjonsformater er vanligvis proprietære. Det betyr at eit dokument berre kan framstillast på ein tifredstillande måte (eventuelt utelukka) ved hjelp av det programsystem som vart brukt til å produsere det.

Restanseliste

Liste over mottatte dokument (dokumenttype I og N) som ikke er avskrive

Sak

I Noark: Ei sak består avler flere journalposter med tilhøyrande dokument som er knytt saman under ei felles identitet (saksnummer), og som er beskrive gjennom ein del opplysningar som er felles (saksopplysningar). 

Saksarkiv

Den delen av arkivet som består av saksdokument.

Saksdeling

Underinndeling av ei sak, der dokumenta innanfor ein og samme sak vert gruppert ved å tildele journalpostane forskjellige ordningsverdiar.

Sakspost

Arkivverdig post er sakspost.

Sakstittel

Ein sakstittel skal beskrive heilheita i saka og ikkje det fyrste dokumentet i saka. Ein tydeleg og god tittel avgrensar saks slik at det blir innlysande kva slags dokument som tilhøyrer saka. 

Sekundærkode

Arkivkode som angir underoppdeling av primærkoda.

Sentralisert arkiv

Arkiv samla under ei sentral, fagleg leiing.

Skanning

Omforming av eit papirdokument til eit digitalt bildeformat.