Dagleg oppfølgingskontroll og kvalitetssikring for Fellessekretariatet
Arkivet søkjer fram alle journalposter med status F og E for endelig journalføring. Dokumentstatus settes til J for journalført.
Arkivet søkjer fram alle inngående journalposter med status S for endeleg journalføring. Kontroller tilgangskode som er benytta.Dokumentstatus settes så til J for journalført.
Journalposter med status M (midlertidig registrert) søkes opp og journalføres J
Arkivet skal kvalitetssikre offentleg journal kl. 15.45 kvar dag. (Minimum 2 skal kontrollere og signere i rutineoversikt for godkjenning)
Arkivet søkjer fram "alle saker til avslutning" og setter status til A (sak avsluttet )
Arkivet søkjer fram alle "utsjekka dokument" og undersøkjer med sakshandsamar om dokumenta kan sjekkast inn i ePhorte igjen. Søkets navn: Utsjekkede dokumenter.
Kvalitetssikring av journalen ifb med ferdigstilling
Fellessekretariatet har ansvaret for å kvalitetssikre inngåande skanna dokument. Kvalitetssikringa går ut på at spesielt følgjande vert kontrollert:
- at journalposten er knytta til rett sak
- at evt avskriving er utført
- at offentlegvurdering er gjennomført
- at evt tilgangskoder er riktig påført og at tekst er beskyttet
Kontroll med reserverte saker Fellessekretariatet skal kvartalsvis utføre søk på saker med status R for å sikre at sakshandsamar utføre sin del av prosesstyringa.
Kontroll med reserverte journalposter (konsept) Fellessekretariatet skal kvartalsvis utføre søk på journalposter med status R for å sikre at saksbehandler utfører sin del av prosesstyringen.
Fellessekretariatet skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkomande har mange uaktuelle reserverte dokument.
Alle skal utøve restansekontroll ved dagleg å utføre søket "Mine ubesvarte dokument"
I tillegg skal Fellessekretariatet skrive ut og fordele restanselister 4 ganger pr år (mars, juni, september og desember), Jfr Arkivloven med forskrifter § 3-7 .
Fellessekretariatet kvalitetssikrer avskrivingar ved ferdigstilling av utgåande brev, ved avslutning av saker og ved utarbeiding av restanselister.
NB! Alle brukarar av ePhorte skal utføre søket "Mine ubesvarte dokument"
