Arkivleiar sitt arkivansvar

Arkivleiar er fagleg leiar for arkivarbeidet i kommunen. Arkivarbeidet skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, for Herøy er dette fellessekretariatet, som er under dagleg leiing av arkivleiar. Arkivleiaren har fullmakt til å instruere sakshandsamar og arkivpersonale i arkivfaglege problemstillingar og skal til ei kvar tid vere oppdatert på den faglege utviklinga av arkivsektoren.

Arkivleiar skal:

• inspisere arkiv.
• vurdere dei arkivfaglege konsekvensane i samband med nedlegging eller omorganisering av verksemder i kommunen.
• påtale tilhøve som bryt med gjeldande føresegner om arkivarbeidet.
• syte for at nytilsette får naudsynt opplæring og instruksjon.
• utarbeide konkrete instruksar innanfor gjeldande arkivplan der dette er naudsynt.
• oppbevare alle reglar og retningsliner som gjeld arkivarbeidet i etaten og syte for at desse er kjende for dei det vedkjem.
• sjå til at arkivmateriale til ei kvar tid vert handsama og oppbevart forskriftsmessig.
• sjå til at det alltid er samsvar mellom arkivet sine databaser og det fysiske arkiv.
• sjå til at arkivavgrensing og kassasjon skjer i samsvar med gjeldande reglar.
• vere kommunen sitt bindeledd til IKA Møre og Romsdal.

Saksbehandlar har eit viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som ein oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandlar er ansvarleg for at alle saksdokument dei arbeidar med blir arkivlagt, dvs. alle saksdokument som ihht. offentleglova §§ 2 og 3 vert å rekne som saksdokument for organet. Ei sak kan definerast som ein forespurnad som er til behandling. Dokumenta i ei sak skal holdast samla.

Saksbehandlar skal difor:

• Kontrollere at mottatte brev er stempla og registrerta i arkivet og har korrekt arkivbetegnelse, saksnummer og saksbehandlar. Dette gjeld også telefaks og e-post. Det er ikkje høve til å starte saksbehandling på brev som ikkje er stempla og journalført.
• Ha ansvaret for at brev (inkl. e-post og telefaks) som kjem direkte til saksbehandlar blir journalført.
• Sjå at gradert post er/blir påført korrekt lovheimel.
• Sjå at overskrift på utgåande brev er dekkjande og at brevet kun omhandler ei sak.
• All saksbehandling skal skje i kommunen sitt sak/arkivsystem eller fagsystem. Absolutt ingen kommunale dokument skal lagrast i personlege filer/mapper. Saksbehandlar skal registrere og skrive eigne utgående brev og interne notat – dvs. alt som vert mottatt som ledd i saksbehandlinga.
• Saksbehandlar har ansvar for at den elektroniske arkivmappa vert rydda for arkivuverdig materiale som konsept, kladd, dublettar, arbeidsnotat m.m.
• Saksbehandlar har ansvar for at materiale dei lånar fra arkivet vert registrert som utlånt og at materialet vert returnert i samme stand som før utlånet. Saksbehandlar kan ikkje låne arkivmateriale vidare til andre utan at dette vert registrert.
• Saksbehandlar har ansvar for oppfølging av saker - jfr. restanse- og forfallskontroll
• Saksbehandlar har sjølv ansvaret for ekspedering av utgåande brev. Bortsett frå ekspedering av politiske saker.

I arkivfaglege saker er saksbehandlar underordna arkivleiar i kommunen og er til eikvar tid pålagt å følge gjeldande rutinebestemmelsar

Arkivmedarbeidar sitt arkivansvar

Ordninga med fullelektronisk arkiv inneber at arkivmedarbeidarar i ytre einingar kun er ansvarleg for dei fagsystema og seriearkiv (objektarkiv/arkivdelar) som fortsatt må arkiverast på papir, og som til eikvar tid finnes der.

Administrativ plassering

• Arkivmedarbeidar i ytre einingar er administrativt underlagt leiar i si avdeling
• Arkivfagleg er arkivmedarbeidarane underlagt arkivleiar og skal rapportere til denne og til nærmaste overordna leiar

Ansvar

• Arkivmedarbeidar har eit operativt fagleg ansvar for avdelinga si samla arkivteneste
• Arkivmedarbeidar skal sjå til at arkivarbeidet følgjer lov og bestemmelsar, og at arbeidet vert utført  på ein rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsane i arkivplanen
• Arkivmedarbeidar har ansvar for å bringe arkivfaglege problem i dei ulike avdelingane vidare til arkivleiar

Arbeidsoppgåver

• Arkivmedarbeidar skal utføre det løpande arkivarbeidet i henhold til lov, bestemmelsar og arkivreglement i arkivplanen.
• Arkivmedarbeidar skal utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etablerast.
• Arkivmedarbeidar skal sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkomande får all aktuell dokumentasjon.
• Arkivmedarbeidar skal utføre arkivlegging i henhold til vedtatte og godkjende system og oppstillingsplanar.
• Arkivmedarbeidar er ansvarleg for at arkiva til eikvar tid er oppdatert (versjonskontroll).
• Arkivmedarbeidar skal sørge for rasjonell betjening av arkivet og dokumentsamlingar, og for at betjeninga følgjer retningslinene for bruk og lån av arkivmateriale.
• Arkivmedarbeidar skal holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiv og databaser.
• Arkivmedarbeidar skal utføre kassasjonsarbeid i tråd med gjeldande retningsliner.
• Arkivmedarbeidar plikter å ta nødvendig opplæring for tilfredsstillande å kunne utføre sine oppgåver.