Lov om behandling av personopplysninger erstattet Personregisterloven og trådte i kraft 1.1.2001. Lova gjeld for behandling av personopplysningar som heilt eller delvis skjer ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, og annan behandling av personopplysningar når desse inngår eller skal inngå i eit personregister.
Eit personregister vert definert som registre, fortegnelser m.v. der personopplysningar er lagra systematisk slik at opplysningar om den enkelte kan finnast igjen.
Formålet med lova er å beskytte den enkelte mot at personvernet vert krenka gjennom behandling av personopplysningar. Det er innført meldeplikt for behandling av personopplysningar med elektroniske hjelpemidlar, og ved oppretting av manuelt personregister som inneheld sensitive opplysningar. Som sensitive opplysningar reknast: a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning b) om person har vært mistenkt, sikta, tiltalt eller dømt for ei straffbar handling c) helseforhold d) seksuelle forhold e) medlemskap i fagforeningar.
Det krevs konsesjon fra Datatilsynet for behandling av sensitive personopplysningar, men når behandling har heimel i eiga lov treng kommunene berre å melde behandling av sensitiv informasjon. Om behandlinga ikkje er heimla i lov skal det søkjast konsesjon for dette.
Kommunen er etter lova pliktig til å kartlegge og melde sine registre på eit elektronisk meldeskjema på Datatilsynet sine nettsider. Fornya melding skal sendast kvart 3. år. Alle kan der sjøl sjekke om deira personregister er meldt inn.
Det er meldeplikt for:
- Klientarkiv hjå sosialtenesta
- Klientarkiv hjå barnevernstenesta
- Brukerarkiv innen pleie- og omsorg
- Pasientarkiv, legeteneste og sjukeheim
- Elevarkiv hjå skuleadministrasjon og PPT
- Flyktningarkiv
Det krevs konsesjon for:
- Sektorovergripande tiltak/prosjekter som f.esk. førebygging av sjølvmord
- Forskningsprosjekter
Unntatt frå både konsesjonsplikt og meldeplikt er:
- Elevarkiv i grunnskule og SFO
- Arkiv over barn i barnehage som treng særskilte tiltak
- Personalarkiv for kommunen sine tilsette
- Lånetakerregister hjå folkebiblioteket
Ansvaret for behandling etter personopplysningslova er lagt til kommunen si øverste leiing (behandlingsansvarleg). Det er imidlertid naturleg at etatssjef eller einingsleiar som står for den daglege drifta, også står for oppfylling av den behandlingsansvarlege sine plikter (kalt dagleg ansvar i meldeskjemaet).
Ansvaret for det einskilde personregister fulgte tidlegare dei einskilde registra, og registeransvarleg var leiar av den einkelte verksemd (rektor, styrar, sosialleiar osv.). Dette er erstatta med ei ordning med ansvarsfordeling mellom behandlingsansvarleg, som er kommunen si øverste leiing, og databehandlere, som er dei einkelte verksemdene. Dette inneber ei ansvarliggjering av kommunen si leiing på personvernområdet.
