Oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet

1. Kva slags kategorier av saker, herunder typer av saksdokument, som skal arkiverast elektronisk, og kva dokument som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunnar skal arkiverast på papir.

2. Kva arkivformat som skal brukast

Følgjande arkivformat skal registrerast i Ephorte:

Sikkerhetskopi av alle inngående dokument vert oppbevart kronologisk etter journalføringsdato.

Ein plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av det elektroniske materialet inntil det kan avleveres til arkivdepot (IKA)

Plan for periodisering:

I god tid i forveien før periodisering tar kommunen kontakt med IKA-Møre og Romsdal for nødvendig bistand. Herøy kommune skal normalt periodiserast kvart 4. år, dvs. 1. januar etter kvart kommunestyreval.

For saksarkivet nytter ein då ei overlappingsperiode på 2 år, for å avklare kor vidt saker er avslutta eller aktive. Det blir ikkje oppretta nye saker for den avslutta perioden, men eksisterende saker fra perioda som får tilført nye dokumenter i løpet av de to åra, vert definert som aktive saker og overført til ny arkivperiode. I Ephorte gir ein arkivdelane som skal ha overlappingsperiode arkivstatus O, mens dei nye arkivdelene som vert oppretta som arvtakere får status A (aktiv). Saker i arkivdeler med status O som får tilført nye dokumenter i overlappingsperioden overføres automatisk til den nye aktive arkivdelen. Når overlappingsperioda er slutt, skal det ikkje lenger overførast saker frå den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkivdelen får då status B (bortsatt) og overførast til ein vedlikeholdt og søkbar historisk database.

Møtebøkene periodiserast ved skarpe periodeskiller kvart 4. år. Møtebøkene i papirformat vert innbundne i henhold til utval og år. Innbundne møtebøker oppbevarast i bortsettingsarkiv inntil avlevering til depot.

Avlevering til depot: Avlevering skjer i henhold til avleveringsregler utarbeidt av IKA Møre og Romsdal. To kopier av dei avslutta arkivdelane ved periodisering kopierast i godkjend format over på eit medium som IKA til ei kvar tid anbefaler . Deretter avleveres det til IKA med all nødvendig dokumentasjon vedlagt. IKA gir nærare retningsliner om krav og rutiner ved avlevering.

Plan for vedlikehold av det elektroniske materialet:

Vedlikehold av elektronisk materiale gjelder både den aktive basen, den historiske databasen og dei avslutta arkivdelane som er kopiert over på CD-R. Med mindre det inngås avtale med depotet om at avleveringen (og ikkje deponeringen) av materialet kan skje umiddelbart etter periodisering, må kommunen oppbevare/vedlikeholde egne CD-R-kopier. Dette skal avklarast nærare IKA-Møre og Romsdal

For vedlikehald av den aktive basen og den historiske databasen må følgjande rutine fylgjast:

IKT-tjenesta har ansvaret for at backuprutinene blir fulgt.

Rapportering: Ved alvorlige feil med backup’en skal Fellessekretariatet straks orienterast.

For eventuell vedlikehald av CD-R-kopiane (eller det mediet som Riksarkivaren til eikvar tid anbefala) gjelder fylgjande reglar:

- det skal alltid være to kopier av eit arkiv

- det skal brukast CD-R med god kvalitet og som er tilpasset CD-brennaren som vert brukt.

- oppbevaringen skal skje i lokale med korrekt klima (ca. 18° C og ca. 35% luftfuktighet) og det skal være godt sikra mot tilgong fra uvedkomande

- det skal aldri gå lenger enn 5 år før det vert laga ny kopi av en CD-R

- det skal foretas løpande kvalitetskontroll av materialet

- eventuelle konverteringar som depotet krev må utførast