Det overordna ansvar for arkiva til ein kommune ligg hjå administrasjonssjefen. I Herøy kommune er det rådmannen jf kommunelova § 23 og arkivforskriften § 1-1.
Dei øverste politiske organ, kommunestyre/formannskap har styringsansvar med mynde til å fastsetje økonomiske og praktiske rammer for arkivarbeidet gjennom vedtak.
Arkivleiar sitt arkivansvarArkivleiar er fagleg leiar for arkivarbeidet i kommunen. Arkivarbeidet skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, for Herøy er dette fellessekretariatet, som er under dagleg leiing av arkivleiar. Arkivleiaren har fullmakt til å instruere sakshandsamar og arkivpersonale i arkivfaglege problemstillingar og skal til ei kvar tid vere oppdatert på den faglege utviklinga av arkivsektoren. Arkivleiar skal:
- inspisere arkiv.
- vurdere dei arkivfaglege konsekvensane i samband med nedlegging eller omorganisering av verksemder i kommunen.
- påtale tilhøve som bryt med gjeldande føresegner om arkivarbeidet.
- syte for at nytilsette får naudsynt opplæring og instruksjon.
- utarbeide konkrete instruksar innanfor gjeldande arkivplan der dette er naudsynt.
- oppbevare alle reglar og retningsliner som gjeld arkivarbeidet i etaten og syte for at desse er kjende for dei det vedkjem.
- sjå til at arkivmateriale til ei kvar tid vert handsama og oppbevart forskriftsmessig.
- sjå til at det alltid er samsvar mellom arkivet sine databaser og det fysiske arkiv.
- sjå til at arkivavgrensing og kassasjon skjer i samsvar med gjeldande reglar.
- vere kommunen sitt bindeledd til IKA Møre og Romsdal.
|
Saksbehandlar sitt arkivansvar
Saksbehandlar har eit viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som ein oppdatert og effektiv informasjonsbase.
|
Saksbehandlar er ansvarleg for at alle saksdokument dei arbeidar med blir arkivlagt, dvs. alle saksdokument som ihht. offentleglova §§ 2 og 3 vert å rekne som saksdokument for organet. Ei sak kan definerast som ein forespurnad som er til behandling. Dokumenta i ei sak skal holdast samla. Saksbehandlar skal difor:
- Kontrollere at mottatte brev er stempla og registrerta i arkivet og har korrekt arkivbetegnelse, saksnummer og saksbehandlar. Dette gjeld også telefaks og e-post. Det er ikkje høve til å starte saksbehandling på brev som ikkje er stempla og journalført.
- Ha ansvaret for at brev (inkl. e-post og telefaks) som kjem direkte til saksbehandlar blir journalført.
- Sjå at gradert post er/blir påført korrekt lovheimel.
- Sjå at overskrift på utgåande brev er dekkjande og at brevet kun omhandler ei sak.
- All saksbehandling skal skje i kommunen sitt sak/arkivsystem eller fagsystem. Absolutt ingen kommunale dokument skal lagrast i personlege filer/mapper. Saksbehandlar skal registrere og skrive eigne utgående brev og interne notat – dvs. alt som vert mottatt som ledd i saksbehandlinga.
- Saksbehandlar har ansvar for at den elektroniske arkivmappa vert rydda for arkivuverdig materiale som konsept, kladd, dublettar, arbeidsnotat m.m.
- Saksbehandlar har ansvar for at materiale dei lånar fra arkivet vert registrert som utlånt og at materialet vert returnert i samme stand som før utlånet. Saksbehandlar kan ikkje låne arkivmateriale vidare til andre utan at dette vert registrert.
- Saksbehandlar har ansvar for oppfølging av saker - jfr. restanse- og forfallskontroll
- Saksbehandlar har sjølv ansvaret for ekspedering av utgåande brev. Bortsett frå ekspedering av politiske saker.
I arkivfaglege saker er saksbehandlar underordna arkivleiar i kommunen og er til eikvar tid pålagt å følge gjeldande rutinebestemmelsar Arkivmedarbeidar sitt arkivansvarOrdninga med fullelektronisk arkiv inneber at arkivmedarbeidarar i ytre einingar kun er ansvarleg for dei fagsystema og seriearkiv (objektarkiv/arkivdelar) som fortsatt må arkiverast på papir, og som til eikvar tid finnes der. Administrativ plassering
- Arkivmedarbeidar i ytre einingar er administrativt underlagt leiar i si avdeling
- Arkivfagleg er arkivmedarbeidarane underlagt arkivleiar og skal rapportere til denne og til nærmaste overordna leiar
Ansvar
- Arkivmedarbeidar har eit operativt fagleg ansvar for avdelinga si samla arkivteneste
- Arkivmedarbeidar skal sjå til at arkivarbeidet følgjer lov og bestemmelsar, og at arbeidet vert utført på ein rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsane i arkivplanen
- Arkivmedarbeidar har ansvar for å bringe arkivfaglege problem i dei ulike avdelingane vidare til arkivleiar
Arbeidsoppgåver
- Arkivmedarbeidar skal utføre det løpande arkivarbeidet i henhold til lov, bestemmelsar og arkivreglement i arkivplanen.
- Arkivmedarbeidar skal utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etablerast.
- Arkivmedarbeidar skal sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkomande får all aktuell dokumentasjon.
- Arkivmedarbeidar skal utføre arkivlegging i henhold til vedtatte og godkjende system og oppstillingsplanar.
- Arkivmedarbeidar er ansvarleg for at arkiva til eikvar tid er oppdatert (versjonskontroll).
- Arkivmedarbeidar skal sørge for rasjonell betjening av arkivet og dokumentsamlingar, og for at betjeninga følgjer retningslinene for bruk og lån av arkivmateriale.
- Arkivmedarbeidar skal holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiv og databaser.
- Arkivmedarbeidar skal utføre kassasjonsarbeid i tråd med gjeldande retningsliner.
- Arkivmedarbeidar plikter å ta nødvendig opplæring for tilfredsstillande å kunne utføre sine oppgåver.
|
Laster...