Forskriftene til arkivlova krev at kommunane har eigne ordningar for arkivdepot som kan ta det løpande ansvaret for materialet som ikkje lenger har nokon stor administrativ verdi. Herøy kommune har frå 2006 depotavtale med IKA Møre og Romsdal.

Herøy kommune har eit etterslep på ordning og avlevering av eldre arkivmateriale.

Det som tidlegare var fjernarkivet på rådhuset stettar ikkje krava om oppbevaring av arkiv og det pågår difor eit arbeid med å tøme desse lokala. Målet er at det hausten 2016 skal vere heilt tømt.

Det pågår også eit arbeid i dei eksterne avdelingane, skulane og barnehagane for å få avlevere arkivmateriale til depot. Arkivleiar har ikkje mottatt melding frå ytre einingar om at arkivmateriale i fjernarkiva er i fare.

Tekniske krav til lokala finn ein i lovverket og vert ikkje tatt med her.

Daglegarkiv (Arkiv som er i dagleg bruk):

Arkivmateriale skal til ei kvar tid vere ordna etter den organiseringa som var gjeldande då arkivet var aktivt.

Ansvar:

• Leiar for Fellessekretariatet har det overordna ansvaret for daglegarkivet (sentralarkivet) og mellomarkivet.
• Arkivansvarleg i resultateiningane har ansvar for mellomarkiv plassert i deira eining.

Tilgang:Kun personale tilknytt fellessekretariatet og arkivansvarleg i einingane har tilgang til daglegarkivet og mellomarkivet. Vert ei saksmappe (dokument) utlånt, skal det førast i utlånskortet som ligg i ekspedisjonen til Fellessekretariatet.

Fjernarkiv: Fjernarkivet skal vere inndelt slik at kvar eining får sin plass.

Inndeling i fjernarkivet: Fjernarkivet er lokalisert i kjellaren på rådhuset, og har pr. 01.10.14 slik inndeling:

Fjernarkivlokale 1: Økonomiavdelinga, sosialavdelinga (tre avlåste skap), eldre arkivmateriale i hylle

I avlåst rom: Helse- og sosialsjefen sitt arkivmateriale, 1987 – 2000. I tillegg er det oppbevart ein del eldre brev og protokollar (sosial/fattigvesen).

Fjernarkivlokale 2: Sentraladministrasjonen (rådmannskontor, kultur), flyktning, teknisk etat, oppvekstetaten.

Ansvar:

• Leiar for Fellessekretariatet har det overordna ansvaret for fjernarkivet
• Arkivansvarleg i resultateiningane har ansvar for sine arkiv som er plassert i fjernarkivet

Nøklar: Nøklar til fjernarkivet er oppbevart i fellessekretariatet og nøkkel til rom som barnevern/sosialavdelinga blir oppbevart i servicetorget.

Tilgang: Kun personell som er tilknytt fellessekretariatet og arkivansvarleg i einingane har tilgang til fjernarkivet. Vert ei saksmappe (dokument) utlånt, skal det førast i utlånskortet som ligg i ekspedisjonen til Fellessekretariatet.

Innbinding: Møtebøker, kopibøker, journalar og register som har vore oppbevart i lausbladform, skal bindast inn før bortsetting/avlevering.

Merking: Arkivboksar skal merkast med arkivskapar, arkivserie og datering på materialet. Binders, stifter, plastomslag etc. skal fjernast frå dokumenta før dei vert lagde i boksane.

Oppstilling: I fjernarkivet skal kvar arkivskapar stillast opp for seg, og dei ulike arkivseriane i kvart arkiv skal innbyrdes plasserast i samsvar med norsk allment arkivskjema.

Framdriftsplan for tøming av fjernarkiv på rådhuset:

Depotarkiv for protokollar: I 4. etasje på rådhuset vert protokollar frå dei ulike utvala oppbevart. Sjå oversikt her:http://heroy.arkivplan.no/content/view/full/22758